Mengurai Benang Kusut Data Ikatan Alumni ITB

Alasan Mengapa Perbaikan Ikatan Alumni ITB diperlukan

Photo by Karolina Grabowska from Pexels

Ditolak Sistem DPT

Selasa Sore, 9 Maret 2021, istri saya, Tania Benita menyampaikan bahwa dia gagal verifikasi Face Recognition dari DUKCAPIL dalam proses pendaftaran pemilih tetap (DPT) untuk Pemilu Ketua Ikatan Alumni ITB. Alasannya adalah wajah “kurang mirip” dengan foto di e-KTP. Jelas saja, foto di KTP-el yang diambil 10 tahun yang lalu diambil ketika dia belum berjilbab, dan foto yang digunakan untuk face recognition diambil sudah dengan berjilbab. Lalu jika diminta usahakan kondisi semirip mungkin dengan foto di e-KTP artinya yang bersangkutan harus lepas jilbab untuk daftar DPT?

Mungkin banyak pertanyaan: kenapa tidak diganti saja foto e-KTP nya? di pertengahan 2020 lalu, kami pernah mengurus pemutakhiran data status perkawinan dan perpindahan domisili e-KTP. Sekaligus memohonkan perubahan foto dalam e-KTP. Tetapi keterangan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) tempat kami mengurus KTP kala itu, kurang lebih seperti ini:

“Foto pada KTP-el sejatinya berlaku untuk seterusnya karena data biometrik yang bersangkutan telah terdaftar di sistem kami dan data tersebut dapat digunakan sewaktu-waktu apabila diperlukan oleh pemohon, namun untuk perubahan foto KTP-el itu bisa dilakukan apabila terjadi kesalahan sistem saat pencetakan, atau human error yang lainnya, Sedangkan untuk KTP-el yang dalam kondisi baik-baik saja dan tidak ada kesalahan apapun, foto nya akan tetap dan tidak dapat diganti.”

Baru bulan lalu, 15 Februari 2021, Dirjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri mengumumkan bahwa foto e-KTP bisa diganti dengan ketentuan yang terbaru termasuk untuk kondisi yang sebelumnya tidak berjilbab dan saat ini sudah berjilbab, seperti kasus pada Tania.

Bukti Gagal Verifikasi Sistem Pemilu karena Wajah tidak Dikenali

Saat ini, dia sudah mencoba menghubungi helpdesk tetapi belum ada balasan, dan sedang mencoba mendaftarkan ulang dengan mengupayakan kondisi wajah semirip mungkin dengan foto di e-KTP tanpa melepas jilbabnya. Ini mungkin hanya satu contoh kasus dari ratusan ribu alumni yang terancam tidak dapat menggunakan hak memilihnya dalam Pemilu IA-ITB 2021, atau justru memilih untuk tidak menggunakan hak memilihnya dalam Pemilu mendatang karena persyaratan pendaftaran yang menyulitkan, serta kebijakan privasi yang kurang jelas.

Ketiadaan Jaminan Perlindungan dan Keamanan Data Pribadi Alumni

Pernah mengalami tiba-tiba mendapat pesan dari nomor tidak dikenal baik melalui whatsapp ataupun pesan singkat (SMS) atau tiba-tiba diundang di sebuah grup? Ya! Kamu gak sendirian. Tidak sedikit juga yang merasa terganggu dengan kampanye SMS dan WA pribadi dari orang yang tidak dikenal seperti ini.

Cuplikan Layar SMS & WA Campaign Pemilu IA-ITB

Pertanyaannya adalah: dari mana calon-calon tersebut memperoleh data nama dan kontak pribadi kita?

Ada yang mengklaim memperoleh data dari Direktori Alumni ITB, ada yang menyampaikan data tim salah satu calon. Intinya kita sama-sama tidak mengetahui dengan pasti bagaimana mereka bisa menjangkau data pribadi kita. Terlebih lagi terdapat salah satu timses calon yang sudah memperoleh dan menyebarkan informasi pendaftaran DPT sebelum diumumkan secara resmi oleh Panitia Pemilu, terlihat dari tautan testing yang disampaikan melalui pesan whatsapp yaitu fe.evoting.civitas.id bukan tautan resmi pendaftaran: ivoting.iaitb.or.id.

Dengan kejadian seperti di atas, kepercayaan alumni terhadap Panitia Pemilu dan juga Ikatan Alumni ITB tentu terganggu. Apalagi, dari 7 informasi pribadi yang disampaikan dalam pendaftaran DPT hanya 4 yang dapat dihapus (tidak otomatis dihapus tetapi kita berhak menggunakan hak right to be forgotten) sedangkan Kontak, Domisili, NIM tidak bisa dihapus.

• Bagaimana nasib 3 data pribadi alumni: Kontak, Domisili dan NIM yang tidak dihapus, ketika Panitia Kongres IA dan Panitia Pemilu sudah dibubarkan?
• Siapa yang akan bertanggungjawab atas data tersebut setelah pemilu ini berakhir?
• Apa jaminan bahwa data tersebut tidak akan disalahgunakan di kemudian hari seperti pada kasus dalam cuplikan layar di atas?

Kebijakan Privasi (Privacy Policy) Data Pemilih

Lingkaran Setan Data dalam Partisipasi Elektoral: Bukan Salah Panitia Pemilu/Kongres

Jika partisipasi dalam Pemilu IA-ITB 2021 ini menjadi rendah karena banyaknya anggota IA yang gagal verifikasi DPT atau tidak mau daftar DPT karena tidak percaya dengan sistem yang berjalan, praktis tidak akan terbangun juga sistem data alumni yang reliable, dan terus berulang.

Tetapi kondisi seperti ini bukan salah Panitia Pemilu maupun Panitia Kongres karena mengenai Data Alumni merupakan salah satu unsur yang penting dalam IA-ITB sebagai Organisasi, bukan hanya dalam rangka Kongres dan ataupun Pemilu. Jadi memang domain tanggung jawab IA-ITB.

Lingkaran Setan Data Alumni dan Dampaknya pada Partisipasi Pemilu

Lalu bagaimana tata kelola data alumni selama ini? Saya pribadi, tidak tahu.

Tapi kalau di AD/ART IA-ITB khususnya ART Pasal 3 disebutkan bahwa ada Kartu Anggota bagi anggota IA-ITB yang mendaftarkan diri. Jika setiap Anggota IA-ITB memiliki Kartu Anggota, untuk verifikasi pemilih cukup pindai kartu anggota, beres. Tidak perlu NIK, tidak perlu face recognition, tidak perlu liveliness test. Tetapi saya (dan mungkin banyak alumni ITB lainnya) yang tidak pernah tau bagaimana caranya mendapatkan Kartu Anggota dan seperti apa bentuknya Kartu Anggota tersebut.

Siapa yang bertanggung jawab terkait hal ini?

Jika melihat AD/ART IA-ITB khususnya ART Pasal 5 Pembagian Tugas dan Wewenang Pengurus Pusat, terdapat struktur yang berwenang untuk:

• membantu ketua-ketua bidang dalam mengoordinasikan kegiatan bidang
• melaksanakan fungsi fasilitator organisasi IA-ITB
• bertanggung jawab atas kesekretariatan
• menugaskan dan mengoordinasikan wakil atau wakil-wakil sekretaris jendral

yaitu: Sekretaris Jenderal IA-ITB.

Ya, data alumni/anggota IA-ITB merupakan enabler atau pendukung utama bagi pelaksanaan fungsi organisasi dan penyelenggaraan urusan bidang-bidang dalam organisasi IA-ITB. Darimana IA-ITB dapat mengetahui siapa yang harus dipenuhi kebutuhannya, difasilitasi dalam memperoleh layanan informasi, bimbingan, pendidikan, pelatihan jika tidak memiliki data alumni/anggota IA-ITB yang handal?

Jadi IA-ITB sebenarnya tidak membutuhkan bidang khusus yang menangani Data dan Teknologi Informasi karena sejatinya ini merupakan fungsi enabler yang semestinya diemban oleh Sekretaris Jenderal atau wakilnya yang ditunjuk untuk mengelola itu.

Peluang Perbaikan ke Depan

Lebih baik menyalakan lilin daripada mengutuk kegelapan — Konfusius

Lalu apa yang bisa dilakukan ke depan supaya IA-ITB yang akan datang — terlepas siapapun Ketua Umumnya, lebih baik dari hari ini? Berdasarkan hasil diskusi bersama Caesar KL’11, Yudha MRI’12, Adit PL’13 dan Nida PL’15 berikut beberapa perbaikan sistem yang diperlukan untuk perbaikan IA-ITB ke depan.

Sensus Alumni ITB:

Perlu diadakan sistem sensus atau pencatatan secara berkala (misal sekali setiap 3–6 wisuda atau 1–2 tahun) untuk memutakhirkan data alumni yang baru lulus, yang sudah meninggal dunia, yang pindah domisili, yang pindah pekerjaan, dan lain sebagainya. Dengan demikian data yang diperoleh, dimiliki, dan dikelola oleh IA-ITB terus dimutakhirkan dan dapat diandalkan.

Belajar dari alumni universitas lain, sebelum wisuda selain menyumbang buku kepada perpustakaan, juga menukarkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) dengan Kartu Anggota Ikatan Alumni dan menyumbangkan iuran sekali seumur hidup untuk Ikatan Alumni. Dengan demikian setiap anggota IA akan memiliki tanda keanggotaan dan juga menunaikan kewajiban membayar iuran sesuai AD/ART IA-ITB.

Pemutakhiran/Sensus berkala juga bisa bekerja sama dengan ITB Tracer Study dan bahkan IA-ITB semestinya dapat membantu ITB Career Center dengan Pemetaan Data Persebaran Alumni yang handal dan mutakhir.

Perbaikan Sistem Keanggotaan:

Jika dilihat perbandingan jumlah kata dalam AD/ART, yang mengatur terkait keanggotaan hanya 5,17% atau 333 dari 6.435 kata. Sebanyak 279 kata di Anggaran Dasar (4.34%) dan 54 kata di Anggaran Rumah Tangga (0.84%). Jika bicara soal Sensus Alumni ITB, akan mustahil dilakukan tanpa perbaikan Sistem Keanggotaan di AD/ART IA-ITB.

Faktanya terdapat perbedaan antara apa yang ada pada AD/ART IA-ITB dengan Kebijakan Kealumnian ITB PTNBH dalam Peraturan Rektor ITB No 262/PER/I1.A/HK/2014 mengenai definisi Alumni ITB. Hal ini tentu harus diselaraskan sebelum menyelenggarakan Sensus Alumni ITB.

Lalu di ART yang semula hanya mengatur Kartu Anggota pada Pasal 3, perlu diperluas cakupan pengaturannya meliputi:

1. Syarat menjadi Anggota (penjelasan mengenai kriteria yang ada pada Anggaran Dasar IA-ITB dan juga Kebijakan Kealumnian ITB PTNBH)
2. Pendaftaran dan Pengesahan Anggota (untuk mengukuhkan sebenarnya kita sebagai Alumni ITB belong ke IA-ITB yang mana? IA-ITB Alumni Prodi? IA-ITB Daerah Provinsi Domisili/Provinsi Tempat Kelahiran? IA-ITB Komisariat mana? dll. dll.)
3. Sensus Anggota (penjelasan tata cara dan frekuensi Sensus Alumni ITB serta jaminan-jaminan proteksi data pribadi yang menyertainya)
4. Mekanisme Mutasi Keanggotaan dan Pemutakhiran Data Anggota (penjelasan bila beralih IA-Prodi untuk S1-S2-S3 yang sama-sama di ITB tetapi berbeda jurusan, atau beralih domisili tempat tinggal, atau perlu memutakhirkan data diri anggota diluar periode sensus, bagaimana mekanisme dan tata caranya?)
5. Berakhirnya Keanggotaan (penjelasan dalam kondisi seperti apa keanggotaan IA-ITB berakhir? misal Meninggal Dunia? Mengundurkan Diri? Pemberhentian Anggota?)
6. Tata Cara Pengunduran Diri (bagaimana cara anggota IA-ITB mengundurkan diri? apakah setelah mengundurkan diri bisa mendaftar lagi? siapa yang bisa memutuskan permohonan pengunduran diri ini ditolak/diterima? dsb.)
7. Tata Cara Pemberhentian Anggota (pada kasus apa anggota IA-ITB dapat diberhentikan sebagai anggota? Siapa yang berhak memberhentikan? bagaimana mekanisme pemberhentiannya? dsb.)
8. Syarat Pengusulan Anggota Kehormatan (siapa yang berhak mengusulkan nominasi anggota kehormatan? bagaimana mekanisme pengusulannya? bagaimana mekanisme penetapannya? dsb.)

Sehingga menjadi jelas karena Sensus Alumni ITB didukung oleh kerangka regulasi yang kuat dan terpercaya dalam AD/ART IA-ITB, tidak asal mencatat tanpa kejelasan siapa yang dicatat, apa yang dicatat, dan untuk apa dicatat.

Perbaikan Basis Organisasi:

Disamping itu perlu perbaikan basis organisasi IA-ITB.

• Bagaimana hubungan antara Pengurus Pusat, Pengurus Daerah, Pengurus Alumni Program Studi dan Pengurus Komisariat?
• Mengapa Komisariat Luar Negeri disebut Komisariat dan bukan Pengurus Daerah Eropa? Pengurus Daerah Amerika Utara? Padahal sama-sama place-based
• Kapan suatu Komisariat/Pengurus Daerah/Program Studi bisa membentuk Ikatan Alumni? Apa saja syaratnya? Harus melaporkan kemana? Bagaimana tahapannya? Siapa yang menetapkan? di bagian mana di AD/ART yang mengatur ini?
• Apa basis organisasi yang menjadi unit elementer IA-ITB? Apakah Alumni Program Studi? Bagaimana ketentuannya jika ada Alumni yang D3-S1-S2-S3 di ITB? apakah boleh memilih masuk ke IA Prodi yang mana saja ataukah ada ketentuannya?

Kerangka Kelembagaan Walidata Alumni ITB

Wali Data pencatatan awal Alumni ITB semestinya ada di Ikatan Alumni Program Studi, karena setiap alumni pasti terbagi habis dan berasal dari salah satu program studi D3, S1, S2, S3 ITB. Jika mengenyam lebih dari satu jenjang prodi, maka data pertama ialah data kali pertama alumni terdaftar di ITB, untuk pencatatan kedua-ketiga dan seterusnya masuk ke dalam pemutakhiran dalam data yang sudah tercatat, sehingga tidak ada duplikasi data alumni.

IA Daerah, Komisariat Luar Negeri/Instansi/Angkatan juga memiliki tanggung jawab sebagai wali data pemutakhiran data alumni di dalam yurisdiksi keanggotaannya. Termasuk mekanisme jika seorang alumni pindah instansi kerja atau berpindah domisili tempat tinggal, perlu ada pemutakhiran data dan pengalihan tanggung jawab pelayanan keanggotaan dari satu dewan pengurus daerah/komisariat ke dewan pengurus daerah/komisariat yang lain.

Dengan demikian, bilapun Pengurus Daerah/Komisariat/Alumni Program Studi mengusulkan perbaikan sistem pemilu dengan model konvensi calon, sudah jelas institutional arrangement-nya, bahwa setiap alumni tergabung ke dalam salah satu/lebih dari satu unit organisasi IA ITB Daerah/ Komisariat/ Program Studi.

Jaminan Perlindungan Keamanan Data dan Informasi Pribadi Alumni

Selain butir-butir perbaikan di atas, perlu juga penambahan klausa hak dan kewajiban anggota IA-ITB tentang:

• Berhak mendapatkan Perlindungan terhadap Jaminan Keamanan Data dan Informasi Pribadi yang dikelola IA-ITB
• Wajib melaporkan Data dan Informasi yang benar dan melakukan pemutakhiran secara berkala

Termasuk perlu juga diatur bab yang mengatur bahwa IA-ITB bertanggung jawab terhadap jaminan keamanan data dan informasi pribadi Alumni ITB sekaligus mekanisme penyelesaian sengketa jika dikemudian hari terdapat penyalahgunaan data dan informasi pribadi Alumni ITB, serta kejelasan bahwa Sekretaris Jendral juga berwenang dan bertugas untuk mengelola data alumni ITB serta sistem dan teknologi informasi yang diperlukan dalam rangka memfasilitasi organisasi IA-ITB.

Epilog

Karena itu, solusinya bukanlah di penambahan bidang Data dan Teknologi Informasi di kepengurusan IA-ITB, melainkan pembenahan organisasi IA-ITB secara kesisteman. Sistem Data, Sistem Keanggotaan, Sistem Organisasi termasuk Sistem Keamanan Data dan Informasi Pribadi. Jika saat ini saja di AD-ART IA-ITB yang mengatur mengenai keanggotaan IA-ITB hanya 5,17% dari total kata dalam AD-ART, jangan kaget kalau selama ini mengenai sistem keanggotaan — termasuk data anggota, tidak pernah mendapatkan perhatian yang cukup, termasuk dari sosok Alumni yang berpengalaman sekalipun.

Mari jangan kita ulang tragedi yang seperti ini lagi di IA-ITB ke depan.

Luthfi Muhamad Iqbal
Anggota Biasa IA-ITB/15412011